博锐尚格基于整合战略的机电设备管理

A集团集团创立于1999年,以“让天下没有难做的生意”为使命,业务涵盖核心电商、云计算、数字媒体娱乐、支付以及金融服务领域,形成了集消费者、生产商、零售商、第三方服务商与战略联盟伙伴于一体的超级生态系统。

位于杭州滨江侧隅的A集团滨江园区作为A集团第二总部,占地面积达13.6万m2,园区包括7栋办公楼和1栋4.6万m2的停车楼,于2009年投入使用。

A集团滨江园区高度重视数字化转型,希望深抓具体业务,以提高管理效率、提升服务水准、更好的服务于公司整体战略。2018年,鉴于机电系统各设备已使用9年,进入性能下降老化期,启动与博锐尚格的合作,对园区机电系统设备进行全面,对园区机电系统设备的优化进行规划,建立了以整合战略为基础的机电设备管理体系。

一、管理痛点:三方运营,着力局部职能

设备设施管理是人、流程、场地和科技的高度整合,以战略性地支持与满足主营业务需求为管理核心。设备设施管理从理念诞生起就是一个综合学科,如果没有融资源整合、业务互补及战略思维于一体的整合战略,就谈不到管理,只能算局部职能实现。

A集团园区机电设备一直以来委托外包商管理,工作停留在基础维护层面,方式相对粗放,缺乏性能改善与新技术投入,没有运行情况评估评测,整体预算规划与机电系统全生命周期规划无从谈起。

博锐尚格站在第三方立场,客观分析A集团园区机电运营各参与方工作痛点:

预算发起方:第三方外包方实际运维管理机电设备,对整体系统熟悉,但外包身份导致“为客户着想”力度不够,同时成本原因造成具体运维人员专业性不强,对预算整体把控的动力不足。

工程审批方:A集团园区行政工程部门负责审批工程,相关人员专业能力较强,但非实际机电系统运维者,具体情况不能准确把握。

额度审批方:A集团园区行政与财务人员同步审批,能够把控预算的延续性与健康性,但由于审批人员缺乏技术深入了解能力,合理性审核能力稍弱。

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识别A集团园区机电运维各方关注点并确定项目范围

二、业务设计:四个模块,形成通力合作

集合A集团设备管理运营三方的需求,博锐尚格提出建立一个兼顾安全性、舒适性、经济性与环保性的整合管理体系,分布设备评估、设备更换、整体预算与整改规划四大模块,以全面提升设备设施管理水平。基于运营实际情况,实施阶段以设备评估为抓手,以费用预算为重点,快速推进各项工作落地。

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兼顾安全性、舒适性、经济性与环保性的机电设备管理体系

确定方案思路后,博锐尚格与园区管理方、外包商深入合作,细致分析问题,探索并突破了多项行业难点。以建立设备管理数据库为例,该工作关键是需要编制大量机电系统设备及部件数据,清晰使用寿命、报废条件等信息,目前该类型信息国家、行业均未形成规范约定,博锐尚格利用A集团维保供应商资源,协调A集团滨江园区各维保单位,整合各家设备厂标,制定并共识形成了统一的机电系统设备及部件使用寿命、报废条件标准。

三方通力协作以建立可应用落地体系,这一实践过程大大提升了行业机电管理落地应用水平,给园区设备管理寻找了一条很好的发展之路。

三、设备评估:以终为始,兼顾差异的闭环模型

博锐尚格深入分析A集团园区管理需求,提出机电设备评估业务应该从实际应用场景出发,以最终用户的使用满意度为衡量,应当充分考虑相同设备、部门不同场景的差异性以及长期运营需求,形成一个闭环体系。这一体系由多维度的设备评估评分模型,以及兼顾历史与未来的费用依据模型构成。

多维度机电设备评估模型

博锐尚格分析实际场景应用条件,制定了机电设备评估规则,包括针对不同设备设计目视检查、功能测试、性能检测等多种评估模式,同时结合各评估项在实际场景应用中的重要度,划定评估项权重。

运维人员可以根据评估模式要求展开具体评估,判断设备老化程度并参考设备使用功能、性能指标等基本参数,结合评估标尺、设备与部件更换与升级依据、相同设备/部件不同场景的差异性依据等,形成评估结果,指导后续的设备与部件整改。

1、评分标尺:

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2、设备更换与升级依据:

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3、部件更换依据:

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4、相同设备/部件不同场景差异性依据:

同种设备因使用场景不同,重要性和需求各异,据此制定了不同的评估内容和使用年限要求。

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常规用电和IDC机房用电的评估内容与使用年限对比

历史与未来双尺度的费用依据模型

设备设施改造费用一直是物业运维组织项目审核的重点,亦是评估难点,实际执行过程中往往存在预算形同虚设、预算外支出居高不下、费用合理性无法评估等种种问题。

博锐尚格提出以历史为参考、以未来为重点的信用费用规划原则。具体实施上,结合实际费用支出情况,结合业界习惯清晰A集团机电设备管理费用类别;充分利用资源,分析A集团园区相关工作前三年实际费用,建立外包商信用体系,形成整改费用依据;前探五年对未来预算费用进行规划,形成费用预算参考项。

经过一段时间应用,形成了有效的机电设备预算体系,执行实测显示预算准确性有效提升,各项费用曲线走势基本符合预期规律,费用合理性得到验证,管理效率大幅提升。

集历史支出与业界惯例形成费用分类

零星维修费用:物业工程包干耗材、工程易耗品/耗材/备品和小范围维修所产生的费用;

维保费用:特种设备或专业性较强的设备与系统,因采用专业外包维保而产生的费用;

增加项费用:由于需求增加,新增设备与系统产生的费用;

更新项费用:因设备老化、新技术产品出现,相应的系统/设备/部件更换或升级费用;

周期性费用:设备与系统中修、大修等周期性的费用。

整改费用依据

整改费用方面,博锐尚格充分利用A集团系成熟的合作资源体系,建立了以供应商评价系统为基础的询价费用依据原则,询价来源优先度Ⅰ类>Ⅱ类>Ⅲ类>Ⅳ类。这一原则的应用极大的激发了供应商的积极性,让管理得以落地。

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同时为保障每一项整改都能服务于长期利益,能够长效满足园区使用需求,规定了设备质量可靠性原则,新加或更换的设备均要求优先选用一线或中高档品牌。

四、应用价值

A集团滨江园区机电管理系统应用以来效果良好,后续在南通中南城等多个购物中心进一步进行了深化应用。综合而言,基于整合战略的机电设备管理体现了三方面价值:

机电设备日常维护有效落实:连续数据显示,设备完好率得到提升,设备事故率大幅降低,维修投入持续减少,设备性能得以充分发挥。

机电设备人员管理得以加强:外包商的运营责任心进一步加强,机电维修人员自觉地参与到设备管理之中,解决了过去“不戳不动”的情况。

机电设备管理制度体系形成:因良好的机制落地体系已经形成,新的管理制度不断落地,管理者精力得以释放。

博锐尚格:作为建筑运维领域数字智能(DAT:Digital Technolgy& AI Technolgy)专业服务商,博锐尚格服务于建筑运维管理组织,提供涵盖建筑数字化、机电自动化、管理信息化、监控智能化、决策数据化相关软硬件产品及服务的全栈级解决方案,助力客户数字化转型,提升运营保障能力、释放组织能量、创造持续价值。秉承“与客户过日子”的独特经营哲学,博锐尚格立志打造一家牛的让员工幸福的企业,用数字智能服务每个建筑,创造可持续的美好生活! 

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